Semanas de contenido: optimización mediante la cooperación

3 diciembre, 2020

Hace un tiempo, discutimos la toma de decisiones basada en datos y por qué es tan importante para nosotros. Naturalmente, para tomar las decisiones correctas, necesita los datos correctos y perspicaces sobre los que informar. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que los informes de datos se desarrollen de la mejor manera posible? La mejor manera, según nosotros, es involucrar a las personas que trabajan con esos datos específicos en el día a día y preguntarles cómo se puede administrar mejor el flujo de datos para satisfacer sus necesidades. Para ello, hemos decidido organizar semanas de contenido en las que nuestro departamento de TI trabaja junto con los departamentos de nuestras diversas líneas de negocio para configurar informes de datos que proporcionen a estos departamentos la información correcta.

 

¿Semanas de Contenido?

 

Las semanas de contenido son un concepto nuevo que buscaremos organizar de forma regular. Durante una semana completa, nuestro departamento de TI colabora con personas de un determinado departamento en una de nuestras líneas de negocio para centrarse en un ámbito específico. Ese alcance puede ser un dominio determinado, un tema impulsado por la organización o un caso que requiera atención especial. El objetivo final de nuestras semanas de contenido es crear un impulso de contenido valioso y relevante en colaboración con personas clave. De esa forma, se convierten en verdaderos embajadores del contenido creado. Además, al presionar pausa y concentrarse intensamente en un determinado alcance durante una semana completa, llegamos a soluciones valiosas.

 

Para que una semana de contenido se desarrolle sin problemas, se necesitan tres partes que contribuyan. En primer lugar, están las personas del negocio con una idea clara de qué soluciones aportan valor agregado. Después de todo, no sirve de nada producir informes por el simple hecho de producir informes. A continuación, tenemos nuestra plataforma de análisis, que permite un desarrollo rápido. Finalmente, está nuestro equipo de TI calificado que conoce toda la plataforma de adentro hacia afuera. En consecuencia, nuestro departamento de TI es capaz de producir la solución adecuada, a veces incluso mejor que la que se pensó originalmente. Una vez más, vemos los beneficios de este enfoque colaborativo en nuestra configuración de análisis. Naturalmente, una buena preparación significa que el trabajo ya está a mitad de camino. Es por eso que determinamos todos los temas a tratar con anticipación y establecemos un cronograma para dividir el trabajo.

 

La clave para una semana de contenido exitosa para nuestro departamento de TI es escuchar y comprender, pero también hacer sugerencias. De esa manera, podemos llegar a soluciones que nunca antes se creyeron posibles.

 

 

Primero: Finanzas

 

El alcance de nuestra primera semana de contenido fue un dominio clave: las finanzas. Y el director financiero de BMT Group, Alexander Dehaene, se siente honrado de que su departamento sea el primero en participar en la primera semana de contenido. “Después de todo, en un entorno de fabricación, somos un proveedor de servicios que atiende a clientes internos y externos, al igual que el departamento de TI. Eso significa que debemos anticiparnos a las necesidades de nuestros clientes y proporcionarles los datos correctos en los contextos correctos”, dice.

 

Más precisamente: nos centramos en los informes financieros vinculados a SAP BPC (Business Planning and Consolidation) y Operational Profit and Loss (P&L). SAP BPC es la herramienta utilizada para la consolidación financiera mensual y el seguimiento de los gastos de capital (Capex) de todo el Grupo BMT. Bajo la entusiasta dirección del Controlador del Grupo BMT, nuestros embajadores del departamento de Finanzas participaron activamente durante la semana con llamadas grupales al comienzo y al final de cada día para ver qué se necesitaba probar, dónde se requería información y qué se podía presentar. Junto con los embajadores, un equipo de TI de 4 personas trabajó con dedicación para llevar la semana a un final exitoso.

 

¿Qué ganamos?

 

Tal como habíamos pronosticado para nuestra semana de contenido, logramos crear contenido muy valioso para que lo use nuestro departamento de Finanzas. En primer lugar, tendremos un seguimiento visual completo de Capex que incluye pedidos, facturación y retiro de efectivo. Este seguimiento también se puede filtrar por planta. A continuación, tenemos la consolidación financiera mediante la obtención de una P&L grupal por naturaleza que puede ser reportada por toda la jerarquía de cuentas. Además, tenemos nuestro P&L operativo que detalla los costos fijos, variables y generales. Esto se ha visualizado con un desglose integrado y se utilizará para reuniones interactivas hasta el nivel de la junta directiva. Por último, se ha centrado en las cargas de datos. Se han automatizado para las pérdidas y ganancias operativas, mientras que también hemos agregado un monitoreo adicional para las cargas de datos que a veces no brindan una notificación de error oportuna.

 

 

El éxito que hemos tenido en esta semana de contenido específico nos hace mirar con entusiasmo hacia las próximas semanas de contenido. Después de todo, debido a que el contenido creado es propiedad desde el principio de las personas que trabajarán con él, están mejor equipadas para llevarlo a cabo. Además, los informes mejor enfocados permiten más tiempo para analizar adecuadamente los datos, lo que a su vez conduce a mejores conocimientos. Una vez más, sin embargo, hemos visto que la intensa cooperación entre diferentes departamentos ofrece las mejores soluciones. ¡Trae más semanas de contenido!